| 索引号： | 1133078300261150XQ/2023-189123 | 主题分类： | 其他- |
|---|---|---|---|
| 发布机构： | 东阳市歌山镇人民政府 | 公开日期： | 2023-11-10 15:29 |
| 文号： | 歌镇〔2023〕19号 | 文件登记号： | |
| 有效性： | |||
关于建立歌山镇公共资源交易中心档案管理制度的通知
各村、各驻村工作组、各线办部门：
为加强歌山镇公共资源交易中心档案管理工作，完整、安全、有效保护和利用招投标交易档案资源，结合市交易中心文件要求及工作实际，制定本制度。
一、档案管理
交易中心设立档案室，存放镇交易中心的各类交易资料档案。设兼职档案管理员，负责对镇交易中心交易资料档案的归集、装订和管理。各驻村工作组、线办设档案协理员，各自负责交易业务档案的收集整理、定期归档。电子交易项目完成后，核实档案有效性、真实性和完整性后，交由镇交易中心统一进行归档处理并进行资料备份。
二、档案归档范围
工程建设项目交易、政府采购、资源公开拍卖、集中采购招标等各类公共资源交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同形式的业务资料。
三、档案整理要求
1.分类
各种交易资料档案按保管期限、年度分类。
2.排列
同一交易类别的项目相关交易资料应当归类在一起。
3.装订
归档的文件材料应以“件”为单位固定在一起。属永久、长期保存的文件需用“三孔一线”进行装订。
4.编号
以归档的形式在归档文件上注明，包括：全宗号、年度、内部机构名称、保管期限和定编件号等内容。电子档案由系统对项目进行归档处理后，由交易中心专人负责进行归档保存工作，需将全程资料打印为纸质资料，列为统一编号。
5.编目
编制归档文件目录。把同一年度、同一保管期限，按内部组织机构顺序排列后，装订成册，并编制封面。
6.装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，编制档案盒封面及盒背项目并排列上架。
四、归档要求
1.各部门档案协理员负责各项交易档案原始记录的收集、整理，卷内材料按照档案整理要求进行整理，装订，按年度顺序进行编号、汇编目录后，移交交易中心入库存档。
2.档案管理员应每年三月份完成上年度档案清册，列明档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等。各类需存档的资料按国家法律、法规的规定年限保管，到达保存年限的资料按规定处置。
3.归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、签字手续完备，确保档案资料的真实性、完整性和有效性，便于长期保存。
五、管理规定
1.档案室是保管档案的机要重地，档案库房非档案管理人员不得入内，档案库房内禁止吸烟或存放易燃物。
2.档案管理人员要加强档案库房的日常管理，配置灭火器、防虫剂、干湿度计等设施，做到防盗、防水、防虫、防鼠和防有害气体的侵蚀，确保档案的完整与安全。
3.档案管理人员发生变更，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、已保管期限等。交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在档案移交清册上签名或盖章。
4.档案管理工作人员不得泄露档案资料的秘密。
六、档案查阅规定
1.查阅或复印公共资源交易业务档案，经部门负责人和分管领导签字同意后方可查阅（外单位人员须提交有效证明和有效身份证件）。
2.阅档者必须严格按照查阅申请列表查阅，不得擅自查阅未经批准查阅的其他档案资料；档案管理工作人员不得向阅档者提供未经批准阅看的档案资料。
3.业务档案原则上不得外借,确需外借的应由交易中心负责人同意批准。
4.查阅档案严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。未经批准，不得抄录、翻印、复制有关档案资料。复印公共资源业务档案应由交易中心盖章确认方才有效。
东阳市歌山镇人民政府
2023年9月25日